آموزش مدیریت سفارشها در ووکامرس؛ وضعیت‌ها، پرداخت، ویرایش و رفع خطاها
🗓 آخرین به‌روزرسانی:
مدیریت سفارشها در ووکامرس نقطه‌ای است که فروش واقعی فروشگاه از آن عبور می‌کند. مشتری محصول را انتخاب می‌کند، پرداخت انجام می‌شود، موجودی تغییر می‌کند، ایمیل ارسال می‌شود و تیم فروش باید سفارش را بررسی، آماده و تکمیل کند. اگر وضعیت‌ها اشتباه تغییر کنند یا پرداخت، موجودی و ارسال با هم هماهنگ نباشند، نتیجه میتواند ارسال سفارش پرداخت‌نشده، دوباره‌کاری، اختلاف انبار یا نارضایتی مشتری باشد.
در این آموزش، صفحه سفارشها، وضعیت‌های پیش‌فرض، جست‌وجو و فیلتر، جزئیات سفارش، یادداشت‌ها، ویرایش اقلام، سفارش دستی، لینک پرداخت، ایمیل فاکتور، موجودی، سفارش‌های Draft در Checkout بلوکی، HPOS و مهم‌ترین خطاهای سفارش را بررسی می‌کنیم. موضوع بازپرداخت کامل در مقاله‌ای مستقل آموزش داده خواهد شد و در این صفحه فقط ارتباط آن با وضعیت سفارش توضیح داده می‌شود.
پیش‌نیاز: برای درک بهتر مسیر سفارش، ابتدا آموزش نصب و راه‌اندازی ووکامرس، افزودن محصول در ووکامرس و ساخت محصول متغیر را مطالعه کنید.
فهرست مطالب
- سفارش در ووکامرس چیست؟
- چه کسانی به سفارشها دسترسی دارند؟
- ورود به صفحه سفارشها
- آشنایی با وضعیت‌های سفارش ووکامرس
- جریان طبیعی وضعیت سفارش
- آیا تغییر دستی وضعیت سفارش امن است؟
- جست‌وجو و فیلتر سفارشها
- ویرایش گروهی سفارشها
- صفحه جزئیات یک سفارش
- بررسی اطلاعات پرداخت
- Order Notes؛ تاریخچه واقعی سفارش
- ویرایش آدرس مشتری
- افزودن، حذف یا تغییر اقلام سفارش
- ساخت سفارش دستی
- ارسال لینک پرداخت برای سفارش
- ارسال مجدد ایمیل فاکتور
- تغییر وضعیت و ایمیل‌های خودکار
- ارتباط وضعیت سفارش و موجودی
- Hold Stock چیست؟
- سفارش محصول دانلودی
- تکمیل خودکار سفارش‌های مجازی
- بازپرداخت و لغو یکسان نیستند
- حذف سفارش یا انتقال به زباله‌دان
- حذف یا ناشناس‌سازی اطلاعات شخصی
- HPOS چیست و چرا برای سفارشها مهم است؟
- چرا شماره سفارشها پشت سر هم نیست؟
- Order Attribution چیست؟
- خطا: سفارش روی Pending payment مانده است
- خطا: سفارش روی Processing مانده است
- خطا: سفارش On hold شده است
- خطا: سفارش‌های تکراری ساخته می‌شوند
- خطا: موجودی کاهش پیدا نمی‌کند
- خطا: موجودی دوبار کم می‌شود
- خطا: ایمیل سفارش ارسال نمی‌شود
- خطا: مشتری لینک پرداخت را باز نمی‌کند
- خطا: سفارش در گزارش‌ها دیده نمی‌شود
- Scheduled Actions و سفارشها
- مدیریت سفارش در WoodMart
- فرایند پیشنهادی روزانه مدیریت سفارش
- چک‌لیست بررسی سفارش قبل از ارسال
- پرسش‌های متداول
- جمع‌بندی
- منابع رسمی
سفارش در ووکامرس چیست؟
Order رکوردی است که اطلاعات خرید مشتری را نگهداری می‌کند. هر سفارش معمولاً شامل موارد زیر است:
- شماره و تاریخ سفارش
- وضعیت فعلی
- نام، ایمیل و تلفن مشتری
- آدرس صورتحساب و ارسال
- محصولات، Variationها و تعداد
- قیمت، مالیات، تخفیف و هزینه ارسال
- روش پرداخت و شناسه تراکنش
- روش حمل‌ونقل
- یادداشت مشتری و یادداشت‌های مدیریتی
- تاریخچه تغییرات وضعیت
سفارشها فقط از Checkout سایت ایجاد نمی‌شوند. مدیر میتواند سفارش دستی بسازد و سیستم‌های خارجی نیز ممکن است از طریق API سفارش ثبت کنند.
چه کسانی به سفارشها دسترسی دارند؟
در حالت پیش‌فرض، نقش Administrator و Shop Manager میتوانند سفارشها را مشاهده و مدیریت کنند. دسترسی مدیر فروشگاه از مدیرکل محدودتر است، اما برای عملیات روزمره فروشگاه طراحی شده است.
دسترسی سفارشها شامل اطلاعات شخصی و مالی مشتری است. حساب مشترک میان چند کارمند نسازید. برای هر فرد حساب جدا با کمترین سطح دسترسی لازم ایجاد کنید و ورود دومرحله‌ای را فعال نگه دارید.
ورود به صفحه سفارشها
از پیشخوان وردپرس به مسیر WooCommerce → Orders بروید. این صفحه فهرست سفارشها را همراه با ستون‌هایی مانند شماره، تاریخ، مشتری، وضعیت، مبلغ و کانال فروش نمایش می‌دهد. افزونه‌ها ممکن است ستون‌های درگاه، روش ارسال، فاکتور یا کد رهگیری را نیز اضافه کنند.
آشنایی با وضعیت‌های سفارش ووکامرس
وضعیت سفارش نشان می‌دهد خرید در کدام مرحله قرار دارد و چه اقدامی باید انجام شود. تغییر وضعیت میتواند ایمیل، کاهش یا بازگشت موجودی، دسترسی دانلود و عملیات افزونه‌های دیگر را فعال کند.
Pending payment یا در انتظار پرداخت
سفارش ثبت شده، اما پرداخت معتبر تأیید نشده است. مشتری ممکن است صفحه درگاه را بسته باشد یا روش پرداخت هنوز تکمیل نشده باشد. سفارش Pending را پرداخت‌شده فرض نکنید.
Processing یا در حال انجام
پرداخت انجام شده و سفارش نیازمند پردازش است. این وضعیت معمولاً برای محصول فیزیکی به معنی آماده‌سازی، بسته‌بندی و ارسال است. موجودی محصول در این مرحله باید مطابق تنظیمات کاهش یافته باشد.
On hold یا در انتظار بررسی
سفارش منتظر تأیید پرداخت یا اقدام مدیر است. این وضعیت در روش‌های آفلاین مانند انتقال بانکی رایج است. موجودی معمولاً کاهش یافته، اما فروشنده باید پرداخت را بررسی کند.
Completed یا تکمیل‌شده
تمام تعهدات سفارش انجام شده‌اند. برای محصول فیزیکی بهتر است پس از ارسال یا تحویل طبق فرایند کسب‌وکار تکمیل شود. برای محصول مجازی و دانلودی ممکن است سفارش پس از پرداخت به‌صورت خودکار تکمیل شود.
Failed یا ناموفق
پرداخت رد شده، خطا داده یا فرایند پرداخت کامل نشده است. بعضی درگاه‌ها وضعیت ناموفق را بلافاصله ثبت می‌کنند و بعضی پس از پایان زمان نگهداری موجودی.
Cancelled یا لغوشده
سفارش توسط مدیر یا مشتری لغو شده است. اگر مدیریت موجودی فعال باشد، موجودی اقلام سفارش لغوشده معمولاً به انبار بازمی‌گردد. لغو سفارش الزاماً به معنی بازپرداخت پول نیست.
Refunded یا بازپرداخت‌شده
تمام مبلغ سفارش در سیستم به‌عنوان بازپرداخت ثبت شده است. در بازپرداخت دستی ممکن است وضعیت در ووکامرس تغییر کند، اما پول واقعاً از درگاه به مشتری بازنگردد؛ بنابراین عملیات مالی درگاه را جدا کنترل کنید.
Draft یا پیش‌نویس سفارش
در Checkout مبتنی بر بلوک، ووکامرس میتواند به‌محض ورود مشتری به صفحه تسویهحساب یک سفارش Draft ایجاد کند. این سفارش هنوز ارسال نهایی نشده است و همراه تغییرات Cart و Checkout به‌روزرسانی می‌شود.
سفارش Draft موجودی سبد را برای مدت کوتاه رزرو می‌کند. مستندات فعلی ووکامرس این زمان را ۱۰ دقیقه اعلام می‌کنند و این رزرو از تنظیم Hold Stock جدا است. سفارش‌های Draft غیرفعال نیز با فرایند زمان‌بندی‌شده پاک‌سازی می‌شوند.
جریان طبیعی وضعیت سفارش
جریان رایج یک سفارش آنلاین چنین است:
- مشتری Checkout را تکمیل می‌کند.
- سفارش Pending یا Draft ساخته می‌شود.
- درگاه پرداخت نتیجه تراکنش را تأیید می‌کند.
- سفارش به Processing یا Completed می‌رود.
- فروشنده کالا را آماده و ارسال می‌کند.
- پس از انجام تعهد، سفارش Completed می‌شود.
روش‌های پرداخت آفلاین ممکن است سفارش را ابتدا On hold کنند. پرداخت ناموفق میتواند وضعیت Failed ایجاد کند.
آیا تغییر دستی وضعیت سفارش امن است؟
بله، اما فقط وقتی نتیجه واقعی عملیات را می‌دانید. تغییر دستی Pending به Processing ممکن است ایمیل پرداخت را ارسال، دسترسی دانلود را فعال یا افزونه حسابداری را اجرا کند. قبل از تغییر، شناسه تراکنش، گزارش درگاه و یادداشت‌های سفارش را بررسی کنید.
قاعده عملی: صفحه «پرداخت موفق» در مرورگر مشتری به‌تنهایی اثبات پرداخت نیست. وضعیت معتبر باید از Callback درگاه و تأیید سمت سرور به سفارش منتقل شود.
جست‌وجو و فیلتر سفارشها
در صفحه Orders می‌توانید سفارشها را براساس وضعیت، تاریخ، مشتری یا عبارت جست‌وجو فیلتر کنید. بسته به ساختار ذخیره‌سازی و نسخه، جست‌وجو میتواند شماره سفارش، نام، ایمیل، تلفن و بعضی داده‌های دیگر را پیدا کند.
روش سریع پیدا کردن سفارش
- شماره سفارش را بدون علامت # جست‌وجو کنید.
- ایمیل مشتری را وارد کنید.
- نام یا نام خانوادگی را جست‌وجو کنید.
- شماره تلفن را با شکل ثبت‌شده امتحان کنید.
- از فیلتر وضعیت و بازه تاریخ کمک بگیرید.
برای شماره تلفن ایرانی، تفاوت ۰۹، ۹۸ و +۹۸ ممکن است جست‌وجو را دشوار کند. فرمت شمارهها را در Checkout استاندارد کنید.
ویرایش گروهی سفارشها
با انتخاب چند سفارش می‌توان بعضی وضعیت‌ها را گروهی تغییر داد. این قابلیت برای تکمیل سفارش‌های ارسال‌شده یا انتقال چند سفارش به Processing مفید است.
قبل از Bulk Action مطمئن شوید همه سفارشها واقعاً شرایط یکسان دارند. تغییر گروهی ممکن است تعداد زیادی ایمیل برای مشتریان ارسال یا عملیات افزونه‌های متصل را اجرا کند.
صفحه جزئیات یک سفارش
با بازکردن سفارش، بخش‌های اصلی زیر را می‌بینید:
- اطلاعات عمومی و وضعیت سفارش
- اطلاعات صورتحساب
- اطلاعات ارسال
- اقلام سفارش و Variationهای انتخاب‌شده
- هزینه ارسال، مالیات، تخفیف و مبلغ نهایی
- روش پرداخت و شناسه تراکنش
- Order Attribution یا منبع ورود مشتری
- Order Notes یا یادداشت‌های سفارش
- دانلودهای مجاز، بازپرداخت‌ها و داده‌های افزونه‌ها
بررسی اطلاعات پرداخت
در بالای سفارش، روش پرداخت و در صورت پشتیبانی درگاه، Transaction ID نمایش داده می‌شود. برای سفارش مشکوک موارد زیر را مقایسه کنید:
- مبلغ سفارش در ووکامرس
- مبلغ ثبت‌شده در پنل درگاه
- شماره پیگیری یا شناسه تراکنش
- تاریخ و ساعت پرداخت
- وضعیت Callback
- یادداشت‌های خودکار درگاه
برای مثال اگر مبلغ سفارش ۱٬۲۵۰٬۰۰۰ تومان است ولی درگاه مبلغ متفاوتی ثبت کرده، واحد ریال و تومان، تخفیف، ارسال و مالیات را بررسی کنید.
Order Notes؛ تاریخچه واقعی سفارش
یادداشت‌های سفارش یکی از مهم‌ترین بخش‌های عیب‌یابی هستند. ووکامرس و افزونه‌ها تغییر وضعیت، کاهش موجودی، نتیجه پرداخت، ارسال ایمیل و اقدامات خودکار را در این بخش ثبت می‌کنند.
یادداشت خصوصی
فقط مدیران فروشگاه آن را می‌بینند. برای ثبت تماس تلفنی، بررسی پرداخت، وضعیت بسته‌بندی یا توضیح داخلی مناسب است.
یادداشت برای مشتری
برای مشتری ارسال یا در حساب کاربری نمایش داده می‌شود. اطلاعاتی مانند تأخیر ارسال، زمان تحویل یا کد رهگیری را می‌توان از این روش اعلام کرد.
اطلاعات حساس بانکی، رمز، کلید API یا جزئیات داخلی امنیتی را در یادداشت مشتری قرار ندهید.
ویرایش آدرس مشتری
مدیر میتواند آدرس صورتحساب و ارسال را اصلاح کند. قبل از تغییر آدرس سفارش پرداخت‌شده، هویت مشتری و محدودیت شرکت حمل را بررسی کنید. تغییر مقصد بعد از پرداخت میتواند هزینه ارسال یا ریسک تقلب را افزایش دهد.
تغییر آدرس داخل سفارش، الزاماً پروفایل اصلی مشتری را تغییر نمی‌دهد؛ سفارش و حساب کاربری را جدا بررسی کنید.
افزودن، حذف یا تغییر اقلام سفارش
در سفارش قابل ویرایش می‌توانید محصول، تعداد، هزینه، ارسال یا Fee اضافه کنید. پس از تغییر اقلام، Recalculate را اجرا و مالیات و مبلغ نهایی را کنترل کنید.
تغییر سفارش پرداخت‌شده باید با فرایند مالی روشن انجام شود. اگر مبلغ سفارش از ۹۸۰٬۰۰۰ تومان به ۱٬۱۸۰٬۰۰۰ تومان افزایش یافته، مشتری باید ۲۰۰٬۰۰۰ تومان باقی‌مانده را از مسیر امن پرداخت کند. اطلاعات کارت یا رمز را تلفنی دریافت نکنید.
ساخت سفارش دستی
برای سفارش تلفنی، فروش حضوری یا ثبت خرید شرکتی می‌توانید سفارش دستی بسازید:
- به WooCommerce → Orders بروید.
- روی Add Order کلیک کنید.
- مشتری موجود را انتخاب یا اطلاعات جدید وارد کنید.
- محصول و تعداد را اضافه نمایید.
- ارسال، مالیات، تخفیف یا Fee را تنظیم کنید.
- مبالغ را Recalculate کنید.
- وضعیت مناسب را انتخاب نمایید.
- سفارش را ذخیره کنید.
اگر مشتری هنوز پرداخت نکرده است، سفارش را Processing نکنید. Pending payment معمولاً انتخاب مناسب‌تری است.
ارسال لینک پرداخت برای سفارش
برای سفارش Pending می‌توانید لینک پرداخت مشتری را ارسال کنید. مسیر و نام گزینه با نسخه و نوع صفحه سفارش متفاوت است، اما معمولاً از ایمیل Customer Invoice یا صفحه پرداخت سفارش استفاده می‌شود.
مشتری با لینک معتبر وارد صفحه پرداخت می‌شود و روش پرداخت را انتخاب می‌کند. ووکامرس برای محافظت از حریم خصوصی ممکن است قبل از نمایش جزئیات سفارش، ایمیل صورتحساب را برای تأیید درخواست کند.
ارسال مجدد ایمیل فاکتور
از بخش Order Actions می‌توانید ایمیل Invoice یا جزئیات سفارش را دوباره ارسال کنید. قبل از ارسال، آدرس ایمیل، وضعیت سفارش، مبلغ و اقلام را بررسی نمایید.
اگر ایمیل تحویل نمی‌شود، SMTP، Log ارسال، پوشه Spam و وضعیت Template ایمیل را کنترل کنید.
تغییر وضعیت و ایمیل‌های خودکار
تغییر وضعیت میتواند ایمیل‌های زیر را فعال کند:
- سفارش جدید برای مدیر
- سفارش در انتظار
- پرداخت ناموفق
- Processing برای مشتری
- Completed برای مشتری
- Refunded برای مشتری
- یادداشت مشتری
افزونه پیامک، حسابداری، CRM یا ارسال نیز ممکن است به همین تغییر وضعیت متصل باشد. تغییر آزمایشی روی سفارش واقعی میتواند پیام یا عملیات ناخواسته اجرا کند.
ارتباط وضعیت سفارش و موجودی
ووکامرس براساس وضعیت و تنظیمات انبار میتواند موجودی را کاهش یا بازگرداند. رفتار مورد انتظار را با یک سفارش آزمایشی بررسی کنید:
- موجودی محصول را یادداشت کنید.
- یک سفارش موفق ثبت نمایید.
- موجودی را پس از پرداخت بررسی کنید.
- سفارش را لغو کنید.
- بازگشت موجودی را کنترل نمایید.
در محصول متغیر، باید موجودی Variation انتخاب‌شده کم شود، نه موجودی رنگ یا اندازه دیگر.
Hold Stock چیست؟
در تنظیمات موجودی، Hold Stock مشخص می‌کند موجودی سفارش پرداخت‌نشده چه مدت رزرو بماند. پس از پایان زمان، سفارش ممکن است لغو و موجودی آزاد شود.
این تنظیم را با زمان واقعی درگاه هماهنگ کنید. مقدار بسیار کوتاه میتواند سفارش را در حالی لغو کند که مشتری هنوز در فرایند پرداخت است. رزرو ۱۰ دقیقه‌ای سفارش Draft در Checkout بلوکی، سازوکار جداگانه‌ای است.
سفارش محصول دانلودی
دسترسی فایل معمولاً براساس وضعیت سفارش و تنظیمات محصول فعال می‌شود. برای سفارش دانلودی موارد زیر را بررسی کنید:
- پرداخت معتبر ثبت شده باشد.
- وضعیت مناسب باشد.
- فایل به محصول یا Variation صحیح متصل باشد.
- محدودیت دانلود تمام نشده باشد.
- تاریخ انقضا نگذشته باشد.
- ایمیل لینک دانلود ارسال شده باشد.
در صورت نیاز می‌توانید مجوز دانلود را از صفحه سفارش بررسی یا بازسازی کنید.
تکمیل خودکار سفارش‌های مجازی
بعضی سفارش‌های فقط مجازی یا دانلودی پس از پرداخت مستقیماً Completed می‌شوند. رفتار دقیق به نوع محصول، درگاه و افزونه‌ها بستگی دارد. اگر فروشگاه نیازمند بررسی دستی است، تکمیل خودکار را بدون آزمون فعال نکنید.
بازپرداخت و لغو یکسان نیستند
لغو سفارش وضعیت عملیاتی سفارش را تغییر می‌دهد، اما تضمین نمی‌کند پول به مشتری برگردد. بازپرداخت مالی باید از داخل ووکامرس و درگاه سازگار یا از پنل درگاه انجام شود.
بازپرداخت خودکار، بازپرداخت دستی، بازگشت موجودی و بازگشت کوپن جزئیات مهمی دارند و در مقاله مستقل فاز سوم بررسی خواهند شد.
حذف سفارش یا انتقال به زباله‌دان
سفارش واقعی را برای مرتب‌کردن فهرست حذف نکنید. سفارشها بخشی از سوابق مالی، گزارش فروش، پشتیبانی و الزامات قانونی هستند.
فقط سفارش‌های آزمایشی یا اشتباه را پس از بررسی حذف کنید. سیاست نگهداری و حذف داده‌های شخصی را با قوانین محل فعالیت و نظر حسابدار هماهنگ نمایید.
حذف یا ناشناس‌سازی اطلاعات شخصی
WooCommerce تنظیماتی برای نگهداری و حذف داده‌های مشتری دارد. می‌توان داده شخصی بعضی سفارشها را ناشناس کرد و در عین حال رکورد مالی سفارش را نگه داشت.
قبل از حذف گروهی، بکاپ بگیرید و اثر آن را بر فاکتور، مالیات، حسابداری، پشتیبانی و گزارش‌ها بررسی کنید.
HPOS چیست و چرا برای سفارشها مهم است؟
High-Performance Order Storage سفارشها را در جدول‌های اختصاصی و بهینه ووکامرس ذخیره می‌کند. HPOS برای نصب‌های جدید به‌صورت پیش‌فرض فعال است و در فروشگاه‌های قدیمی میتواند پس از بررسی سازگاری فعال شود.
مزایای اصلی شامل ساختار داده مناسب‌تر، جست‌وجو و پردازش بهتر و مقیاس‌پذیری بیشتر برای تعداد بالای سفارش است.
نکات فعال‌سازی HPOS
- از دیتابیس بکاپ کامل بگیرید.
- سازگاری درگاه، فاکتور، پیامک و حسابداری را بررسی کنید.
- ابتدا روی Staging آزمایش نمایید.
- همگام‌سازی داده‌ها را کامل کنید.
- سفارش جدید، ویرایش، پرداخت، بازپرداخت و گزارش‌ها را تست کنید.
کد سفارشی نباید سفارش HPOS را مستقیماً با توابع عمومی Post Meta تغییر دهد. توسعه‌دهنده باید از API و CRUD رسمی سفارش ووکامرس استفاده کند.
چرا شماره سفارشها پشت سر هم نیست؟
شناسههای وردپرس میتوانند برای انواع داده مختلف استفاده شوند؛ بنابراین فاصله میان شماره سفارشها الزاماً به معنی حذف سفارش یا خطا نیست. افزونه‌های Sequential Order Numbers میتوانند شماره نمایشی پیوسته‌تری ایجاد کنند، اما قبل از نصب، سازگاری با HPOS و سایر افزونه‌ها را بررسی کنید.
Order Attribution چیست؟
اطلاعات Attribution میتواند منبع ورود مشتری، نوع دستگاه، صفحه ورودی یا پارامترهای کمپین را به سفارش متصل کند. این داده برای تحلیل بازاریابی مفید است، اما جایگزین سیستم Analytics کامل نیست.
در کش، Consent و ابزارهای تبلیغاتی، حفظ داده منبع سفارش را آزمایش کنید.
خطا: سفارش روی Pending payment مانده است
- Callback درگاه به سایت نرسیده است.
- SSL یا Firewall درخواست را مسدود کرده است.
- آدرس بازگشت درگاه اشتباه است.
- واحد ریال و تومان ناهماهنگ است.
- افزونه درگاه قدیمی یا ناسازگار است.
- پرداخت واقعاً تکمیل نشده است.
Log درگاه، یادداشت سفارش و پنل پذیرنده را با هم بررسی کنید. وضعیت را فقط پس از تأیید واقعی تغییر دهید.
خطا: سفارش روی Processing مانده است
برای محصول فیزیکی، Processing معمولاً وضعیت طبیعی قبل از ارسال است. اگر محصول فقط مجازی و دانلودی است، نوع محصول، تنظیم تکمیل خودکار و افزونه درگاه را بررسی کنید.
خطا: سفارش On hold شده است
روش پرداخت آفلاین، نیاز به بررسی ضدتقلب یا نبود تأیید فوری درگاه میتواند سفارش را On hold کند. یادداشت‌ها و روش پرداخت را بررسی نمایید.
خطا: سفارش‌های تکراری ساخته می‌شوند
- مشتری چند بار دکمه پرداخت را زده است.
- صفحه Checkout کند است.
- Callback چندبار پردازش می‌شود.
- درگاه یا افزونه سفارشی Idempotency صحیح ندارد.
- کش Checkout یا JavaScript مشکل ایجاد کرده است.
شماره تراکنش، زمان سفارشها، IP و اقلام را مقایسه کنید. سفارش تکراری را قبل از لغو از نظر پرداخت واقعی بررسی نمایید.
خطا: موجودی کاهش پیدا نمی‌کند
مدیریت موجودی باید در تنظیمات عمومی و محصول فعال باشد. وضعیت سفارش، Variation، Hook درگاه و یادداشت کاهش موجودی را کنترل کنید.
خطا: موجودی دوبار کم می‌شود
افزونه یا کد سفارشی ممکن است کاهش موجودی را دوباره اجرا کند. تغییرات وضعیت، Callback تکراری و Logها را بررسی کنید. تغییر دستی موجودی بدون یافتن علت، فقط مشکل را موقتاً پنهان می‌کند.
خطا: ایمیل سفارش ارسال نمی‌شود
- Template ایمیل غیرفعال است.
- گیرنده مدیر اشتباه است.
- SMTP تنظیم نشده یا خطا دارد.
- ایمیل وارد Spam شده است.
- وضعیت لازم برای ارسال ایمیل ایجاد نشده است.
- Queue یا Scheduled Action گیر کرده است.
خطا: مشتری لینک پرداخت را باز نمی‌کند
وضعیت سفارش باید امکان پرداخت داشته باشد. Key سفارش، حساب مشتری، ایمیل صورتحساب، HTTPS و صفحه Checkout را بررسی کنید. لینک را از سفارش کپی کنید و در پنجره ناشناس آزمایش نمایید.
خطا: سفارش در گزارش‌ها دیده نمی‌شود
گزارش Analytics ممکن است به وضعیت سفارش، کش داده، Import یا فرایند همگام‌سازی وابسته باشد. تاریخ، منطقه زمانی، وضعیت و ابزارهای WooCommerce → Status → Tools را بررسی کنید.
Scheduled Actions و سفارشها
WooCommerce و افزونه‌ها برای بعضی عملیات مانند ایمیل، پاک‌سازی، اشتراک، Webhook و همگام‌سازی از Action Scheduler استفاده می‌کنند. تعداد زیاد عملیات Failed یا Pending میتواند نشانه خطای افزونه، Cron یا منابع سرور باشد.
حذف کورکورانه همه Actionها مناسب نیست. ابتدا نام Hook، افزونه ایجادکننده و متن خطا را بررسی کنید.
مدیریت سفارش در WoodMart
WoodMart بیشتر روی ظاهر فروشگاه، حساب مشتری، Mini Cart و صفحات محصول اثر می‌گذارد و منطق اصلی سفارش متعلق به WooCommerce است. بااین‌حال موارد زیر را آزمایش کنید:
- صفحه تشکر پس از پرداخت
- نمایش سفارشها در My Account
- جزئیات سفارش در موبایل
- لینک پرداخت مجدد
- دانلود فایل و آدرس ارسال
- کش صفحات My Account و Checkout
Cart، Checkout، My Account و Endpointهای سفارش را از Page Cache خارج کنید.
فرایند پیشنهادی روزانه مدیریت سفارش
- سفارش‌های جدید Processing و On hold را بررسی کنید.
- پرداخت و آدرس سفارش‌های مشکوک را کنترل نمایید.
- سفارشها را برای بسته‌بندی دسته‌بندی کنید.
- موجودی و Variation را با فاکتور تطبیق دهید.
- کد رهگیری یا یادداشت مشتری ثبت کنید.
- پس از انجام تعهد، وضعیت را Completed نمایید.
- سفارش‌های Failed و Pending قدیمی را بررسی کنید.
- ایمیل‌ها، Log درگاه و Actionهای خطادار را کنترل نمایید.
چک‌لیست بررسی سفارش قبل از ارسال
- پرداخت معتبر است.
- مبلغ سفارش با درگاه یکسان است.
- نام و تلفن مشتری صحیح است.
- آدرس و کدپستی کامل‌اند.
- محصول و Variation درست انتخاب شده‌اند.
- تعداد و موجودی کنترل شده‌اند.
- روش ارسال صحیح است.
- یادداشت مشتری خوانده شده است.
- فاکتور و بسته‌بندی آماده‌اند.
- کد رهگیری ثبت می‌شود.
📌 همچنین بخوانید: تنظیم حساب کاربری و حریم خصوصی در ووکامرس، تنظیم مالیات در ووکامرس و گزارش‌های ووکامرس و WooCommerce Analytics
پرسش‌های متداول
آیا سفارش Pending یعنی پرداخت شده است؟
خیر. Pending payment یعنی پرداخت معتبر هنوز تأیید نشده است.
چه زمانی سفارش را Completed کنیم؟
زمانی که تعهد فروشگاه انجام شده باشد؛ برای کالای فیزیکی معمولاً پس از ارسال یا تحویل و برای بعضی محصولات مجازی پس از پرداخت.
چرا سفارش Draft ساخته شده است؟
Checkout بلوکی میتواند با ورود مشتری به تسویهحساب سفارش Draft ایجاد کند و موجودی را موقتاً رزرو نماید.
آیا لغو سفارش پول را برمی‌گرداند؟
خیر. لغو وضعیت سفارش است و بازپرداخت مالی باید جداگانه انجام و تأیید شود.
آیا می‌توان سفارش تلفنی ساخت؟
بله. از صفحه Orders سفارش دستی بسازید، اقلام و مشتری را اضافه و در صورت نیاز لینک پرداخت ارسال کنید.
چرا شماره سفارشها پیوسته نیست؟
شناسههای داخلی میتوانند میان انواع داده وردپرس مشترک باشند. فاصله شمارهها لزوماً خطا نیست.
HPOS را فعال کنیم؟
برای فروشگاه جدید معمولاً فعال است. در فروشگاه قدیمی پس از بکاپ، بررسی سازگاری و تست روی Staging فعال شود.
جمع‌بندی
مدیریت سفارشها در ووکامرس فقط تغییر یک منوی کشویی نیست. وضعیت سفارش به پرداخت، موجودی، ایمیل، دانلود، ارسال و افزونه‌های متصل وابسته است. قبل از تغییر دستی، اطلاعات درگاه و Order Notes را بررسی کنید.
برای عملیات روزمره، سفارش‌های Processing و On hold را کنترل، آدرس و اقلام را تطبیق، یادداشت و کد رهگیری را ثبت و بعد از انجام تعهد سفارش را Completed کنید. سفارش‌های Pending، Failed، Draft و تکراری را با Log و مستندات واقعی بررسی نمایید.
HPOS، Action Scheduler، SMTP و کش صفحات پویا نیز بخش مهم سلامت سفارشها هستند. همه تغییرات حساس را ابتدا روی Staging آزمایش کنید و از دیتابیس سفارشها بکاپ منظم داشته باشید.